Какие документы подготовить для переезда из России?

При подготовке к переезду из России многие сосредотачиваются на визах, билетах, поиске жилья и перевозке вещей. Документы же часто откладывают на последний момент: кажется, что достаточно взять паспорт, свидетельство о рождении и диплом, а остальное всегда можно будет переслать или восстановить позже.

На практике именно с документами после эмиграции возникает немало проблем. Внезапно оказывается, что для ВНЖ нужно свидетельство о рождении с апостилем, для школы – выписка с оценками за несколько лет, для работы – приложение к диплому, а для решения вопроса с квартирой на родине – доверенность, которой никто заранее не оформил.

Часть документов действительно можно заказать дистанционно или через консульство. Но это может занять недели или месяцы, потребовать дополнительных расходов и участия родственников или представителей на родине.

Поэтому до переезда лучше провести небольшую «ревизию документов» и подготовить то, что потенциально понадобится за границей. При этом не стоит апостилировать, переводить и нотариально заверять вообще всё подряд. Требования зависят от страны, основания для ВНЖ и конкретной процедуры.

Проверьте загранпаспорта

Это кажется очевидным, но загранпаспорт лучше проверить задолго до покупки билетов.

Обратите внимание на:

• срок действия паспорта;
• количество свободных страниц;
• срок действия паспортов детей;
• совпадает ли написание имени и фамилии в разных документах;
• нет ли повреждений, из-за которых документ могут признать непригодным.

Особенно важен срок действия. Для въезда в некоторые страны достаточно действующего паспорта, для других требуется определённый запас до окончания его срока.

Но ещё важнее другое: если вы планируете получать ВНЖ на несколько лет, короткий срок действия паспорта иногда может создать дополнительные неудобства при оформлении или последующем продлении документов.

Если паспорт скоро заканчивается и есть возможность заменить его до переезда, стоит заранее выяснить, не будет ли это проще сделать дома.

Документы из ЗАГСа

Один из самых важных комплектов документов при эмиграции – документы гражданского состояния.

В первую очередь стоит взять:

• свидетельство о рождении каждого члена семьи;
• свидетельство о браке;
• свидетельство о разводе;
• свидетельство о перемене имени или фамилии;
• свидетельство о смерти супруга, если оно может иметь значение для оформления документов;
• документы об усыновлении, установлении отцовства и другие документы, если они относятся к вашей ситуации.

Зачем взрослому человеку свидетельство о рождении?

Многие уверены, что после получения паспорта оно больше практически нигде не понадобится.

Однако свидетельство о рождении могут запросить при:

• получении ВНЖ или ПМЖ;
• оформлении гражданства;
• подтверждении родственных связей;
• воссоединении семьи;
• оформлении документов детям;
• регистрации брака за границей;
• некоторых наследственных и нотариальных процедурах.

Поэтому взрослому эмигранту свидетельство о рождении тоже желательно иметь при себе.

Если свидетельство очень старое

Если документ сильно повреждён, плохо читается, заламинирован или существует в единственном экземпляре, до переезда разумно узнать, можно ли получить повторное свидетельство или свежую выписку.

Особенно это актуально, если документ в дальнейшем предстоит апостилировать.

Хранить важнейшие документы в единственном экземпляре дома у родственников после переезда – тоже не лучшая идея.

Проверьте цепочку смены фамилии

Отдельная проблема возникает у людей, которые несколько раз меняли фамилию.

Например: свидетельство о рождении → первый брак → развод → второй брак → новая фамилия.

Если нужно доказать, что диплом на старую фамилию действительно принадлежит вам, могут понадобиться документы, связывающие все эти фамилии между собой. Поэтому перед переездом лучше собрать всю эту цепочку.

Апостиль – на какие документы поставить?

Слово «апостиль» часто появляется в списках документов для эмиграции, поэтому возникает логичное желание поставить его заранее на всё: свидетельства, дипломы, справки и доверенности. Обычно это лишние расходы.

Что такое апостиль?

Апостиль – специальное подтверждение происхождения официального документа, используемое между странами-участницами Гаагской конвенции 1961 года.

Он подтверждает подлинность подписи, статус лица, подписавшего документ, а также печать или штамп. При этом апостиль не подтверждает содержание самого документа.

На практике апостили часто оформляют для свидетельств о рождении и браке, нотариальных документов, дипломов и других документов об образовании.

Выясните, нужен ли он вообще?

Даже если две страны участвуют в Гаагской конвенции, конкретный документ не обязательно потребуется подавать именно с апостилем.

Кроме того, между некоторыми государствами действуют отдельные международные договоры, благодаря которым определённые документы принимаются без апостиля или дополнительной консульской легализации.

Поэтому правильная последовательность выглядит так:

Страна переезда → конкретная процедура → список документов → требования к легализации → требования к переводу.

Не стоит сначала ставить десять апостилей, а потом выяснять, понадобятся ли они.

Апостиль и перевод – не одно и то же

Ещё одна распространённая ошибка – считать, что документ с апостилем уже готов для предъявления за рубежом.

Это неверно. Если принимающий орган работает на другом языке, обычно понадобится перевод. Причём требования могут различаться. Где-то принимают обычный перевод с нотариальным заверением, где-то перевод должен выполнить местный судебный или присяжный переводчик, а в некоторых процедурах действуют свои правила. Иногда переводят не только сам документ, но и текст апостиля.

Поэтому делать дорогие нотариальные переводы всех документов ещё до переезда тоже не всегда разумно.

Когда лучше поставить апостиль заранее?

Если в официальном списке документов для вашей программы ВНЖ прямо указано требование апостиля, обычно удобнее решить этот вопрос до переезда.

Особенно это касается:

• свидетельств о рождении;
• свидетельств о браке;
• дипломов;
• некоторых нотариальных документов.

Получать апостиль на документ, находясь уже за тысячи километров от страны его выдачи, нередко значительно сложнее.

Дипломы, аттестаты и документы об образовании

Не ограничивайтесь одним дипломом. Лучше собрать весь комплект документов об образовании:

• школьный аттестат;
• диплом колледжа или университета;
• приложение к диплому;
• академическую справку, если она есть;
• документы о дополнительном профессиональном образовании;
• сертификаты;
• документы о повышении квалификации.

Почему важно приложение к диплому?

В приложении указаны изученные предметы, количество часов, оценки и другая информация.

При трудоустройстве оно может не понадобиться вообще. Но при поступлении в университет, подтверждении квалификации или признании диплома одного красивого диплома с названием специальности может оказаться недостаточно.

Восстанавливать приложение из-за границы гораздо неудобнее.

Для некоторых профессий диплома недостаточно

Врачам, фармацевтам, учителям, юристам, архитекторам и представителям ряда других регулируемых профессий нередко приходится отдельно подтверждать образование или профессиональную квалификацию. Поэтому перед переездом стоит посмотреть требования именно для своей профессии.

Иногда могут понадобиться:

• выписка с перечнем предметов;
• количество учебных часов;
• сведения о практике;
• подтверждение стажа;
• профессиональные сертификаты;
• документы о лицензировании.

Если планируете работать по специальности, изучите этот вопрос ещё до отъезда.

Документы детей из школы

Если переезжаете с ребёнком школьного возраста, заранее уточните требования школы в новой стране.

Полезно подготовить:

• личное дело;
• табели;
• выписки с оценками;
• справку о периоде обучения;
• характеристику, если она требуется;
• документы о завершённых классах;
• медицинскую и прививочную документацию.

Иногда иностранной школе важно понимать не только номер класса, но и какие предметы ребёнок изучал и сколько лет учился.

Справка о несудимости

Справка об отсутствии судимости – один из самых распространённых документов при оформлении легального статуса за рубежом.

Она может понадобиться для:

• ВНЖ;
• ПМЖ;
• гражданства;
• некоторых виз;
• трудоустройства;
• профессиональной лицензии.

Но здесь есть важный нюанс – у справки может быть ограниченный «срок свежести». Принимающий орган может требовать, чтобы документ был выдан не ранее определённого срока до подачи заявления.

Поэтому получать справку о несудимости за год до переезда просто «чтобы была» часто бессмысленно. Сначала посмотрите требования вашей конкретной программы.

Кроме того, нужно проверить:

• нужен ли бумажный оригинал;
• требуется ли апостиль;
• нужен ли перевод;
• за какой период должна быть выдана справка;
• нужны ли справки из других стран, где заявитель раньше долго проживал.

Если человек несколько лет жил в разных государствах, при некоторых миграционных процедурах могут запросить документы не только из страны гражданства.

Медицинские документы и информация о прививках

При переезде медицинскую документацию часто считают второстепенной. До того момента, пока она неожиданно не понадобится врачу, школе или страховой компании.

Не обязательно везти несколько килограммов старых медицинских карточек. Гораздо полезнее собрать действительно значимую информацию.

Возьмите или сохраните:

• выписки после серьёзных заболеваний и операций;
• заключения специалистов;
• результаты важных обследований;
• результаты последних анализов, если они имеют значение;
• сведения об аллергиях;
• историю вакцинации;
• документы о хронически принимаемых препаратах;
• рецепты;
• документы об имплантах и медицинских устройствах, если они есть.

Запишите международные названия лекарств

Торговое название знакомого препарата в другой стране может вообще не использоваться.

Поэтому для постоянно принимаемых лекарств лучше знать:

• действующее вещество;
• дозировку;
• форму препарата;
• режим приёма.

Например, врачу за границей значительно полезнее знать международное название действующего вещества, чем название упаковки, продающейся только в одной стране.

Документы о вакцинации детей

При устройстве ребёнка в школу или детский сад могут попросить сведения о вакцинации.

Требования отличаются в зависимости от страны, региона и образовательного учреждения, поэтому лучше заранее выяснить, какой документ принимается и требуется ли его перевод.

Оформите доверенность

Это один из самых недооценённых пунктов подготовки к эмиграции. Представьте: вы уже живёте в другой стране, а на родине неожиданно нужно получить документ, решить вопрос с недвижимостью, обратиться в архив или забрать официальную корреспонденцию.

Самостоятельно приехать невозможно. И тут выясняется, что родственник ничего не может сделать от вашего имени.

Что можно предусмотреть заранее?

Доверенность потенциально может понадобиться для:

• получения документов и справок;
• обращения в государственные органы;
• получения повторных свидетельств;
• работы с архивами;
• представления интересов в коммунальных организациях;
• вопросов, связанных с недвижимостью;
• оформления наследственных дел;
• получения корреспонденции;
• решения некоторых банковских вопросов;
• взаимодействия с налоговыми органами;
• представления интересов в других организациях.

Конкретный список зависит от того, какие дела остаются у вас на родине.

Не обязательно делать «генеральную доверенность на всё»

Иногда люди перед переездом подписывают максимально широкую доверенность просто на всякий случай. Это не всегда разумно. Полномочия представителя лучше обсуждать с нотариусом исходя из реальных задач.

Особенно осторожно стоит относиться к правам:

• продавать недвижимость;
• распоряжаться банковскими счетами;
• получать деньги;
• заключать крупные сделки;
• передоверять полномочия другим людям.

Чем серьёзнее полномочия, тем внимательнее нужно выбирать доверенное лицо.

Составьте список потенциальных ситуаций

Перед походом к нотариусу подумайте: «Что мне может понадобиться сделать дома в течение ближайших двух-трёх лет, если я не смогу приехать лично?» Например: квартира → документы → налоговая → ЗАГС → банк → почта. С этим списком уже гораздо проще обсудить с нотариусом необходимый объём полномочий.

При этом стоит учитывать, что отдельные организации, особенно банки, могут устанавливать дополнительные требования к доверенностям.

Сделайте электронный архив всех важных документов

Фотографии документов где-то среди 15 000 фотографий телефона – это не архив. Перед переездом стоит сделать отдельную цифровую папку.

Отсканируйте:

• Паспорта
• ЗАГС
• Образование
• Дети
• Медицина
• ВНЖ и визы
• Недвижимость
• Доверенности
• Страховки
• Работа

Документы лучше сканировать полностью, в хорошем качестве и с нормальными названиями файлов (не: IMG_8472.jpg, а: Свидетельство_о_рождении_Анна.pdf). Это кажется мелочью, пока не приходится искать нужный файл в очереди в миграционной службе.

Что стоит отсканировать?

Минимально:

• внутренний и заграничный паспорта;
• свидетельства ЗАГС;
• дипломы и приложения;
• апостили;
• доверенности;
• водительские документы;
• важные медицинские документы;
• страховки;
• документы на недвижимость;
• трудовые документы;
• документы детей.

Если апостиль прикреплён к документу, сохраняйте комплект полностью.

Не храните единственную копию только на телефоне

Телефон можно потерять, разбить или заблокировать. Оптимально иметь как минимум две независимые электронные копии. Например: защищённое облако + компьютер или внешний накопитель.

Для особо важных файлов желательно использовать сервис с двухфакторной аутентификацией.

Не стоит пересылать полные сканы паспортов и других документов по случайным чатам просто ради хранения.

Какие ещё документы стоит проверить перед эмиграцией?

Помимо основного списка, набор бумаг зависит от вашей ситуации.

Водительские документы

Если собираетесь водить автомобиль, заранее выясните:

• действует ли ваше водительское удостоверение в стране назначения;
• сколько времени им можно пользоваться после переезда;
• требуется ли международное водительское удостоверение;
• когда необходимо менять права на местные;
• потребуется ли заново сдавать экзамены.

Правила даже внутри одного региона могут сильно отличаться.

Документы на автомобиль

При переезде со своим автомобилем дополнительно понадобятся документы на транспортное средство, страховка и бумаги, связанные с его регистрацией и ввозом.

Это лучше изучать отдельно, поскольку правила временного ввоза и регистрации автомобиля существенно различаются.

Трудовые документы

Если собираетесь искать работу, сохраните:

• трудовые договоры;
• справки с прошлых мест работы;
• рекомендации;
• подтверждение стажа;
• сертификаты;
• портфолио;
• документы о профессиональной квалификации.

Работодатель далеко не всегда потребует официальное подтверждение опыта, но при оформлении лицензии или признании квалификации оно может пригодиться.

Документы на недвижимость

Если дома остаётся квартира, дом или другая недвижимость, сохраните электронные копии документов на неё.

Также заранее подумайте, кто будет заниматься:

• коммунальными платежами;
• налогами;
• арендой;
• текущим ремонтом;
• корреспонденцией;
• общением с государственными органами.

Иногда именно здесь доверенность оказывается особенно полезной.

Нужно ли заранее переводить все документы?

Как правило – нет. Перевод стоит делать тогда, когда вы знаете требования конкретного органа. Например, один и тот же документ могут попросить:

• с нотариальным переводом, сделанным в стране происхождения;
• с переводом у местного переводчика;
• с переводом присяжного переводчика;
• с нотариальным заверением уже в стране назначения.

Если сделать десятки переводов заранее, часть из них может просто не подойти. Поэтому сначала найдите официальный список документов.

Оригиналы или нотариальные копии?

По возможности берите с собой оригиналы основных документов. Обычная нотариальная копия далеко не всегда заменяет оригинал. Для некоторых процедур требуется показать оригинал, после чего сотрудник самостоятельно снимает копию или сверяет его с поданным экземпляром.

Полезно иметь несколько обычных бумажных копий наиболее часто используемых документов, особенно:

• паспорта;
• свидетельства о рождении;
• свидетельства о браке;
• диплома;
• документов детей.

Но делать десятки нотариальных копий заранее обычно нет необходимости, если этого прямо не требует процедура.

Что должно лежать в ручной клади?

Есть ещё одна простая, но важная рекомендация: основные документы не следует сдавать в багаж при перелёте или отправлять вместе с вещами транспортной компанией.

С собой держите как минимум:

• паспорта;
• свидетельства о рождении детей;
• документы на въезд;
• медицинские документы, которые могут срочно понадобиться;
• рецепты на необходимые лекарства;
• документы на жильё или бронь;
• страховой полис;
• документы, необходимые сразу после прибытия.

Чемодан можно получить через сутки. Восстанавливать паспорт в чужой стране значительно неприятнее.

Краткий чек-лист документов перед переездом

За несколько месяцев до переезда проверьте:

• срок действия загранпаспортов;
• свидетельства о рождении всех членов семьи;
• свидетельство о браке или разводе;
• документы о смене фамилии;
• дипломы и приложения;
• школьные документы детей;
• необходимость апостилей;
• требования к переводам;
• необходимость справки о несудимости;
• медицинские документы;
• прививочные документы детей;
• водительские права;
• документы на недвижимость;
• рабочие справки и подтверждение стажа;
• необходимость оформления доверенности;
• наличие электронных копий всех важных документов.

Главное правило при подготовке документов

Универсального комплекта документов «для эмиграции» не существует. Документы для студенческого ВНЖ будут отличаться от документов для ВНЖ по работе, бизнесу, покупке недвижимости или воссоединению семьи.

Поэтому перед переездом полезно сделать небольшую таблицу:

Документ → нужен ли оригинал → нужен ли апостиль → нужен ли перевод → где сделать перевод → срок действия.

Например:

Свидетельство о рождении → оригинал → апостиль нужен → перевод у местного переводчика → срока действия нет.

Справка о несудимости → оригинал → апостиль нужен → перевод нужен → документ должен быть свежим.

Так гораздо проще увидеть, чего не хватает.

И самое главное – проверяйте требования именно на официальных сайтах миграционных служб, консульств и других органов страны назначения. Правила могут меняться, а требования к одному и тому же документу отличаются даже в зависимости от основания для ВНЖ.

Лучше потратить один вечер на подготовку документов до переезда, чем потом заказывать справку или свидетельство из другой страны за неделю до подачи на ВНЖ.